I många organisationer går en stor del av ekonomifunktionens tid åt till att samla in siffror, kontrollera underlag och sammanställa rapporter. Olika filer. Olika versioner. Separata lösningar för uppföljning, prognos och budget och mycket manuellt arbete i olika filer. Det fungerar men det blir ofta ett tidskrävande arbete.
Samtidigt ökar kraven på transparens, snabbhet och intern kontroll. Rapporter ska vara uppdaterade och helst tillgängliga i en gemensam miljö där de är anpassade efter ansvar och behörighet. Prognos och budget ska kunna jämföras med utfall utan manuella steg.
Det kräver en tydlig struktur bakom rapporteringen.
Vad som ofta skapar onödig komplexitet
• Rapporter byggs direkt mot källsystem utan gemensam modell
• Definitioner av nyckeltal kan skilja sig mellan avdelningar
• Prognos och budget hanteras i separata verktyg
• Behörigheter administreras manuellt
• Nya bolag eller affärsområden kräver omfattande anpassningar
Resultatet blir hög arbetsbelastning för ekonomiavdelningen och sämre överblick för ledningen.
Tre principer för en mer styrbar miljö
En genomarbetad informationsmodell
När definitioner av intäkter, kostnader och nyckeltal är fastställda centralt minskar behovet av avstämningar. Rapporter kan automatiseras och återanvändas. Det sparar tid varje månad och minskar risken för fel.
Samlad distribution och tydliga behörigheter
Rapporter och analyser ska finnas i en gemensam miljö. Åtkomst styrs efter roll och ansvar. Det förenklar administration och ger bättre kontroll över känslig information.
Uppföljning, prognos och budget i samma struktur
När planering och utfall bygger på samma modell blir jämförelser enklare och mer tillförlitliga. Det ger en tydligare bild av utvecklingen och gör prognosarbetet mer effektivt.
Vad vi kommer att dela under året
Under året fokuserar vi på områden som påverkar ekonomifunktionen direkt:
• Hur rapportprocessen kan automatiseras och minska manuellt arbete
• Hur en gemensam portal ger ledning och styrelse en samlad överblick
• Hur rollbaserad säkerhet kan minska administration och stärka intern kontroll
• Hur prognos och budget kan integreras närmare den finansiella rapporteringen
• Hur en strukturerad datamodell gör det enklare att växa utan att öka komplexiteten
Vi delar erfarenheter från verkliga implementationer och beskriver vad som fungerar i praktiken.
Längre fram under året visar vi hur dessa delar kan samlas i en mer sammanhållen struktur. Det arbetet ligger till grund för vår kommande plattform OpenBis som presenteras senare under året.
För den som ansvarar för resultat och uppföljning handlar det ytterst om kontroll, effektivitet och förtroende för siffrorna.
